Книга учета доходов и расходов УСН : как вести, кому показывать
— Что такое КУДИР?
— КУДИР — это книга учета доходов и расходов УСН. Документ, в котором бизнес на УСН отражает все доходы и расходы независимо от объекта налогообложения.
Ведется такая книга (на самом деле не книга) только бизнесом на упрощенке (УСН) — специальном налоговом режиме, который предусматривает уплату только одного налога (не путать с взносами в фонды) в ИФНС. Как и следует из названия налогового режима, учет доходов и расходов ведется «простой». И ведется он для того, чтобы посчитать налогооблагаемую базу, а это либо доходы (с них платится 6%, как правило), либо доходы минус расходы (15% от получившейся разницы, опять же ставка УСН зависит от регионального законодательства). При этом не все доходы являются доходами (общий принцип для оценки поступлений — если они не несут экономическую выгоду, значит доходом не являются, и не учитываются), а расходы — расходами (сотовая связь, коммунальные платежи ИП и др. — это важно при объекте налогообложения доходы минус расходы), соответственно, при выборе УСН доходы минус расходы нюансов будет больше.
Желание или обязанность? Книга учета доходов и расходов УСН в законах:
Порядок ведения книги учета доходов и расходов УСН (КУДИР) утвержден приказом № 154н Министерства финансов РФ от 31 декабря 2008 («Об утверждении форм книги учета доходов и расходов организаций и ИП, применяющих упрощенную систему налогообложения, книги учета доходов ИП, применяющих упрощенную систему налогообложения на основе патента, и порядков их заполнения») , согласно которому налогоплательщики (единого налога) обязаны обеспечивать полноту, непрерывность и достоверность всех показателей деятельности, заносимых в КУДИР, что позволит правильно исчислять налоговую базу и сумму уплачиваемых налогов.
Возникает резонный вопрос у многих: » А могу ли я не всё указать?». Конечно, можно что-то скрыть. Однако со временем у поставщиков, заказчиков, с которыми вы работали, пройдут налоговые проверки, и выяснится, что они с вами заключали сделки, проходили оплаты и т.д. Соответственно, налоговая выявит факты нарушений, наложит штрафы, проведет проверку, заморозит расчетный счет в банке и т.д., и т.п. Если же оплата производилась безналичным способом, то факты нарушений заполнения книги учета доходов и расходов УСН выясняются быстрее всего, инспекции достаточно запросить выписку из банка. В плане штрафов «политика» налоговой следующая. Если из-за ошибок налог будет определен неверно, то бизнес ожидает штраф в виде 20 процентов неуплаченной суммы (ст. 122 НК РФ). В случае нарушения, вызванного умышленными действиями (бездействием), размер штрафа может быть увеличен до 40 процентов.
Как заполняется книга учета доходов и расходов УСН УСН
Согласно названному приказу Минфина, книгу учетов и расходов можно вести как в бумажном, так и в электронном виде. При заполнении КУДиР на бумаге необходимо до внесения первых записей оформить ее должным образом, придти в налоговую инспекцию по месту регистрации бизнеса и скрепить КУДИР печатью налогового органа. В конце года книга учетов и расходов пронумеровывается, сшивается, а затем удостоверяется печатью (ИП может её не иметь) и подписью руководителя, а затем относится в налоговую инспекцию и там регистрируется.
Книга, которая велась в электронном виде, распечатывается после окончания года, оформляется, а затем относится в налоговую инспекцию и там регистрируется. Сделать это необходимо не позднее 31 марта года, следующего за отчетным. Для индивидуальных предпринимателей установлен срок до 30 апреля. Регистрация/ заверение КУДИР — дело не обязательное, поэтому налоговая может требовать, а может и не требовать. Следовательно можно и не ходить на заверение КУДИР (основание — письмо ФНС от 3 февраля 2010 г. № ШС-22-3/84@), однако, хранить распечатанный, подшитый и подписанный экземпляр книги учетов и расходов обязательно. В случае камеральной проверки, его обязательно потребуют предъявить.
Помимо вопросов заверения КУДИР между бумажным и электронным заполнением, есть ещё масса отличий по самому заполнению книги учета доходов и расходов УСН.
Конечно, заполняется КУДИР по строго установленной форме, определение и отражение доходов и расходов строго регламентированы законом. Порядок признания и учета доходов установлен пунктами 1 и 3 статьи 346.17, пунктами 1–5, 8 статьи 346.18, пунктом 1 статьи 346.25 Налогового кодекса. Но большинство действий по заполнению электронной КУДИР автоматизируется, а с бумагой вся работа будет исключительно ручной).
А главным отличием будет то, что если вести КУДИР на бумаге, то нужно в 100% случаях разбираться, из чего она состоит и как заполняется. А если вести в электронном виде, то будут два варианта.
Заполнение книги учета доходов и расходов УСН будет либо ручным, либо автоматическим. Первый вариант, как правило подразумевает, что нужно скачать книгу учета (файл), либо скачать программу КУДИР, и вносить в неё записи либо сразу же, либо переносить их из блокнотов/тетрадей/книг.
Автоматическое заполнение книги учета доходов и расходов ИП и ООО можно рассмотреть на примере самого распространенного в России среди предпринимателей интернет-сервиса для УСН, патента и ЕНВД — Контур Эльба.
По сравнению с обычными программами, у интернет-сервиса есть масса отличий:
— не нужно скачивать программу, устанавливать, обновлять, следить за необходимостью обновлений в том числе
— не нужно привязывать ведение учета к одному компьютеру, где установлена программа КУДИР, а также делать синхронизации между программами на разных компьютерах
— не нужно ходить по форумам и порталам, чтобы выяснить в случае появления нового источника доходов/расходов, куда его относить и можно ли это делать (в интернет-сервисе Эльба в разделе «Вопрос бухгалтеру» вы задаете вопрос прямо из личного кабинета)
— не нужно вручную заносить транзакции из интернет-банка, или операции с наличными денежными средствами — электронный бухгалтер автоматически учтет все движения
Список отличий и удобств достаточно большой. Если все операции у вас уже отработаны, и вы знаете, что куда относить, то про книгу учетов и расходов можно, вообще, забыть. Она сформируется автоматически нажатием одной кнопки. Контур Эльба в конце отчетного года пришлет вам письмо о начале отчетности, вы зайдете в личный налоговый календарь, увидите, что в настоящее время актуальна задача завершения ведения КУДИР в этом году и её распечатки/регистрации в налоговой. Если все доходы и расходы вы вели в Эльбе (внесли в неё), то книга доходов и расходов сформируется мгновенно нажатием одной кнопки. Потом книгу учета нужно скачать и распечатать, а затем, следуя инструкции, сшить.
Последняя группа отличий между бумажной и электронной КУДИР касается исправления ошибок при заполнении книги учета доходов и расходов УСН. Ведь бизнес развивается, меняется, появляются новые ситуации, возникают новые вопросы, и иногда допускаются ошибки. При заполнении книги учета доходов и расходов на бумаге, если сделать ошибки, то каждое их исправление необходимо обосновать и подтвердить подписью индивидуального предпринимателя или руководителя организации (ООО, ТСЖ), указав дату исправления и поставив печать (при ее наличии). А для электронной КУДИР есть возможность правки и корректировки в текущем периоде.
Ну и в заключении нужно отметить, что, что заранее уведомлять налоговую инспекцию, в какой форме будет вестись КУДиР, не обязательно. Создайте аккаунт, чтобы заполнить КУДИР автоматически прямо сейчас:
Для тех, кому книгу учета доходов и расходов УСН хочется вести вручную, полезно будет знать:
1. Когда и как учитывать доходы (для УСНО доходы и для УСНО доходы минус расходы)
УСН учитывает доходы по кассовому методу, то есть, если пришли деньги на расчетный счет или в кассу – сразу же их нужно записывать в доход. Суммы предварительной оплаты учитываются в налоговом периоде их получения (см. письма Минфина России от 20 февраля 2009 г. № 03-11-09/67, от 30 октября 2009 г. № 03-11-06/2/231). Если за товар, услугу покупатель расплачивается частями, то и в КУДиР эти суммы будут попадать в том объеме и той датой, когда они поступили в кассу или на расчетный счет.
А как быть, если сумма предоплаты покупателю возвращена? В такой ситуации доходы будут уменьшены на сумму возврата. Именно доходы, и именно в день возврата! То есть сумму возвращенного аванса ставить в расходы нельзя, она записывается в графу 4 со знаком «минус». То есть учитывать сумму в книге учета доходов нужно именно в том расчетном периоде, когда произошел возврат, подтвержденный расходным кассовым ордером или платежным поручением.
Помимо денежного дохода, бывает и доход в натуральной форме. В таком случае сумма дохода оценивается по рыночной цене, определяемой с учетом положений статьи 40 Налогового кодекса, а датой принятия к учету такого дохода является дата документов, оформляемых при передаче товаров (товарная, товарно-транспортная накладная, акт и прочее).
2. Какие расходы УСН учитывает (для УСНО доходы минус расходы)
Учет расходов ведется согласно пункту 1 статьи 346.16 Налогового кодекса, где указан перечень затрат, который не стоит подвергать интерпретации и дополнениям! Именно на него необходимо ориентироваться, занося тот или иной расход в КУДиР. Всего существуют несколько требований к расходам, они должны быть: обоснованными, документально подтвержденными, направленными на получение дохода.
Расходы при УСНО учитываются по фактической оплате (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Оплатой товаров (работ, услуг, имущественных прав) признается прекращение обязательства их приобретателя перед продавцом, которое непосредственно связано с поставкой этих товаров (выполнением работ, оказанием услуг, передачей имущественных прав).
Здесь следует оговорить один нюанс: расходы на товары, которые подлежат дальнейшей перепродаже, следует учитывать в момент их реализации, а стоимость материалов – после того, как их передали в производство.
Расходы на основные средства стоят отдельным пунктом в КУДИР.
Кроме того, «упрощенцы» (ООО) должны вести учет основных средств и нематериальных активов.
Достаточно ли вести книгу учета доходов и расходов УСН малому бизнесу?
Есть ряд исключений, когда простой учет недостаточен, и, фактически, упрощенцы обязаны вести настоящий бухгалтерский учет. Этих случаев несколько:
1. Когда необходимо определить, является ли сделка организации крупной. В этом случае понадобятся данные бухучета о стоимости имущества и данные о балансовой стоимости активов.
2. Для представления бухгалтерской отчетности акционерам. Конституционное право на информацию в сфере экономики и предпринимательства обеспечивается в том числе бухучетом.
3. При выплате дивидендов для определения размера чистой прибыли и стоимости чистых активов. Эти расчеты производятся на основании данных бухгалтерского учета.
4. Для публикации годового отчета и бухгалтерского баланса в случае публичного размещения облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг. ООО и АО в указанном случае обязаны публиковать эти документы.
5. Когда организация совмещает УСН и ЕНВД. Организации на ЕНВД обязаны вести бухучет, даже если по другим видам деятельности они используют УСН.
Таким образом, книга учета доходов и расходов УСН ведется достаточно легко, налоговая уже отменила обязательную сдачу книги, и очень-очень давно разрешила вести её в электронном виде, но этот документ (ну какая это книга?) уже морально устарел на 100%, с интернет-банками и онлайн-кассами государство заглянуло бизнесу не только по самые гланды… Так что смысле в ней нет, и уже прошли слухи, что книга учета доходов и расходов УСН будет отменена.