Для чего ведется учет доходов и расходов УСН ? Причины, наверное, две :
а) требует государство
б) нужен управленческий учет.
Какой учет требует государство для УСН в плане расходов и доходов бизнеса? Это фиксация операций с деньгами, которые, естественно, делятся на наличные и безналичные. То есть это кассовая дисциплина для ИП и для ООО, а также ведение банковских операций (их учет).
Как это делать технически? Учитывая, что бизнес может работать как с наличными средствами, так и с безналичными? Можно вручную где-то как-то вести вручную, делать записи, а потом заносить их в книгу учета доходов и расходов. Что это такое? В Книге учета доходов и расходов предприниматели в хронологическом порядке на основе первичных учетных документов отражают все хозяйственные операции за год. Именно туда можно вручную заносить все операции, записанные в тетради, текстовом файле, в экселе и т.п.
Книга доходов и расходов заводится на один год, делать это предприниматель должен каждый год. Если ведение книги предполагается в бумажном виде, то ее нужно заверить в налоговой инспекции до начала календарного года. Если в электронном, то при наличии требования ИФНС (сдавать КУДИР), ее необходимо распечатать, а затем по специальной инструкции подшить (прошнуровать и пронумеровать), подписать и поставить печать (если есть). Обратите внимание, вести учет доходов и расходов УСН нужно [в том числе] в виде КУДИР, но сдавать её не нужно! Об этом было выпущено письмо ИФНС ещё от 3 февраля 2010 г. N ШС-22–3/84@ .
Ошибки в книге ведения доходов и расходов, в том числе намеренные, легко могут быть выявлены и проверены налоговой. Делается это очень просто, контрагенты, с которыми вы вели дела, проходили проверку и, естественно, были проверены и ваши общие документы. Либо налоговая могла сделать запрос в банк о движения на вашем расчетном счете и сверить фактические движения денежных средств. А ошибки любого происхождения чреваты штрафами, нервами и другими неприятными последствиями.
И это является одной из причин того, что предприниматели стараются выбираться электронный вид ведения учета доходов и расходов УСН. Эксель тут поможет только тем, у кого раз в месяц проходит сделка, для развивающегося бизнеса нужна специальная программа, а ещё лучше программа для предпринимателя, которая умеет и вести учет доходов и расходов УСН. Ведь ведение отдельного учета доходов и расходов от расчета и уплаты налогов и взносов, торговли, а также других видов детальности предпринимателя грозит дублированием работы и неудобствами.
Самой распространенной программой для предпринимателей на УСН в России, работающей онлайн, является Контур Эльба, которая учет доходов и расходов УСН ведет автоматически!
При наличии расчетного счет, предприниматель получает выписку из интернет-банка и импортирует её в Контур Эльбу (загружает файл из интернет-банк), после чего все доходы и расходы будут перенесены в Эльбу и автоматически отразятся в книге учета доходов и расходов УСН. А если расчетный счет находится в банке, который интерирован с Эльбой (Сбербанк, Авангард, Альфабанк, Модульбанк и др.), то делать вообще ничего не нужно — данные синхронизируются автоматически. До появления онлайн-касс оставалось только добавить доходы и расходы наличных, и предприниматель «на упрощенке» без лишних затруднений получал готовую, заполненную книгу учета доходов и расходов. А также готовый расчет налога, взносов, декларацию и т.д. Всё готовое! С появлением онлайн-касс и такие ручные операции практически исчезли.
С кассовой дисциплиной предпринимателя в отношении правил и их соблюдения дела обстоят сложнее. Если предприниматель не работает с наличкой — то и вопрос отпадает. А если работает — то проблему ведения кассы нужно решать. Контур Эльба поможет и в учете поступлений по кассе. Для этого достаточно выбрать нужный тип операции, вид платежного документа, ФИО клиента, указать сумму платежа.
Согласно Положению ЦБ РФ от 12 октября 2011 г. № 373-П «О порядке ведения кассовых операций» (далее — Положение) с 2012 года отменяются старые правила ведения кассы и вступают новые.
С 2012 года отменяются:
— Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный решением Совета директоров Банка России 22 сентября 1993 года N 40;
— Положение Банка России от 5 января 1998 года N 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ».
Новые правила организациям упростили порядок работы с наличностью, а предпринимателям — усложнили.
Индивидуальные предприниматели теперь будут обязаны вести кассу наравне с организациями!
Контроль за соблюдением кассовой дисциплины возьмет на себя налоговая служба, а не банки, как это было раньше.
Остановимся поподробнее на основных изменениях порядка.
Лимит остатка денег в кассе теперь устанавливает само предприятие
Предприятия теперь самостоятельно устанавливают лимит кассы — объем наличности, который можно не сдавать в банк и хранить в кассе (п. 1.3 Положения). Ни о каком участии банков в этой процедуре в документе не сказано. Руководитель издает в произвольной форме соответствующее распоряжение. Более того, от предприятия не требуется даже уведомлять банк о размере установленного лимита остатка кассы: документ хранится в компании. Распоряжение об установлении лимита остатка кассы организации.
Определять лимит кассового остатка по-новому нужно исходя из полученной ранее выручки, пика наличных затрат или предполагаемых объемов выручки (для только что открытых предприятий). В лимит кассового остатка не включают суммы наличных денег на выплаты работникам предприятия (зарплата, стипендия, отпускные и прочие выплаты) – их можно хранить в кассе сверх установленного лимита, но выплаты должны быть произведены в течение 5 рабочих дней.
Формула для расчета лимита следующая:
Лимит = R * N / P , где:
R – объем выручки за расчетный период в аналогичном периоде прошлых лет или предполагаемый объем выручки или пиковый объем выдач наличных денег.
P – расчетный период, определяемый по усмотрению предприятия, но не более 92 рабочих дней. Рабочими днями считаются дни, в которые предприятие работало.
N — период времени между днями сдачи в банк наличных денег. Устанавливается на усмотрение предприятия, но не должен превышать 7 рабочих дней, а если банк далеко – 14 рабочих дней.
Положение не оговаривает, на какой период нужно устанавливать лимит для кассы. Этот вопрос оставлен на усмотрение предприятия. Можно устанавливать лимит на месяц, квартал, год или другой разумный срок. И пересматривать при необходимости.
Изменились правила оформления кассовых операций
По новым правилам, кассовые операции оформляют на основе шести документов:
— Кассовая книга (форма 0310004) — для обобщения информации о кассовых операциях компании.
— Приходный (форма 0310001) и расходный (форма 0310002) ордеры для оформления поступления в кассу и выдачи из касса наличных денег.
— Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма 0310005) для учета движения наличности между старшим кассиром и остальными кассирами компании в течение рабочего дня.
— Расчетно-платежная ведомость (форма 0301009) для учета отработанного времени, начислений, удержаний и выплат работникам компании.
— Платежная ведомость (форма 0301011) для учета выданной работникам зарплаты и других выплат.
Формы остальных кассовых документов в новом Положении не прописаны. Некоторые больше не нужны. Например, остался в прошлом журнал регистрации приходных и расходных ордеров КО-3. Ранее по окончании рабочего дня кассир должен был передавать в бухгалтерию второй (отрывной) экземпляр листа кассовой книги с приложением соответствующих кассовых ордеров и других документов. Теперь этого делать не нужно. По какой форме должны составлять авансовые отчеты работники компании, Положение также не указывает. Впрочем, во избежание ненужных вопросов советуем пользоваться прежней формой.
На усмотрение руководства отдан и порядок хранения кассовых документов. Указано лишь, что хранить их надо в течение сроков, установленных архивным законодательством РФ (п.1.9 Положения).
Кассовые помещения
До 2012 года каждая компания, которая работала с наличными деньгами, должна была иметь изолированную и укрепленную кассовую комнату. Выполнить это требование было трудно, а порой и просто невозможно. А контролеры штрафовали провинившихся.
Хорошая новость: новое Положение вообще никаких требований к обустройству кассы не предъявляет. Более того, выбор места, где предприятие будет производить наличные расчеты, полностью оставлен на усмотрение ее руководства (п. 1.2 Положения). То есть кассой может быть и отдельная комната, и бухгалтерия, и кабинет руководителя. Более того, не требуется, чтобы касса вообще располагалась в каком-то помещении. Например, Положение не запрещает разместить ее в автомобиле.
Предприятие само определяет, как и где оборудовать кассу и как обеспечивать ее безопасность.
О чем сказано в пункте 1.11 Положения. Так что с нового года нет необходимости оборудовать в офисе маленькую «крепость», чтобы, например, раз в месяц выдавать под отчет сотрудникам пару тысяч рублей. Порядок и сроки проверок наличия денег в кассе также устанавливает руководитель компании.
Как вести учет доходов и расходов в Эльбе можно посмотреть на видео:
В итоге, электронный бухгалтер возьмет на себя большую часть работы по учету доходов и расходов УСН. Более того, в целях управленческого учета Эльба позволит видеть в личном кабинете в главном окне финансовую картину дня бизнеса. Каждый собственник бизнеса хочет (должен хотеть!) знать и видеть не только итоги в конце месяца, но следить за общей картиной в любое время. Зарегистрироваться в Эльбе можно бесплатно:
Попробовать Эльбу 30 дней бесплатно
Сразу же вы получаете приветственный подарок — месяц работы бесплатно. Как только вы выберете подходящий вам платный тариф и перейдете на него, вам добавится квартал в подарок! Щедрость не просто необычная, так никто не делает, но и такого количества пользователей нет ни у кого — почти миллион за первые 10 лет работы онлайн-сервиса 🙂