Работники ИП — договор, налоги, взносы
Нужны ли ИП работники? Каждый предпрнииматель время от времени задается этим вопросом, ну кроме разве что ИП в собственном смысле слова, чаще называемых «фрилансеры», хотя государство для них подготовили другое название — «самозанятые». Конечно, быть «индивидуальным» в определенных смыслах хорошо, но когда бизнес растет, а ИП сам уже не справляется со всей работой, то становится очевидным, что нужны новые рабочие руки. Ну и головы, и ноги, и всё прочее. Тут, надо, конечно, знать, что когда появляются у ИП работники, то он становится работодателем, и должен в определенные законом сроки встать на учет в качестве работодателя в:
1) Пенсионном Фонде России ( ПФР )
2) Фонде социального страхования ( ФСС )
А также ИП должен получить полисы ОМС на работников (Территориальный фонд обязательного медицинского страхования — ТФОМС ).
Трудовой кодекс установил, что документом, подтверждающим работу у индивидуального предпринимателя, является, помимо трудовой книжки, трудовой договор с работником ИП (если работник принимается на постоянную работу) или договор гражданско-правового характера (ГПХ). Трудовой договор ИП и работника после его подписания является одним из документов для постановки на учет ИП как работодателя.
Второй и все последующие работники ИП должны будут заключать договор с ним, а индивидуальный предприниматель должен будет оформлять кадровые документы. Как их оформить? Здесь можно дать две конкретных рекомендации. Первая — пользоваться юридическим сервисом для предпринимателей и бухгалтеров — в нём подготовить договор с работником очень просто и удобно — помимо замечательного интерактива при работе с документов, имеется юридическая консультация онлайн, по телефону и т.д. Вторая — читать данную инструкцию до конца. А возможно, лучше делать и то, и другое 🙂
Договор с работником ИП — какой выбрать лучше?
А что выбрать при оформлении работников? Гражданско-правовой или трудовой договор заключить? В первом случае ответственности и обязанностей у ИП — работодателя меньше. Но!
Необходимо особо отметить, что если предприниматель решит сэкономить на взносах и избежать лишних обязательств и заключит с работником гражданско-правовой договор, то существует большая вероятность того, что в случае конфликта с работником и разбирательств в суде, подобный договор признают трудовым. На ИП ляжет обязанность доначислить и уплатить все налоги и взносы, выполнить все требования трудового законодательства (зарплата, отпуска и т.д.).
Поэтому к выбору трудовой договор ИП с работником заключать или ГПД стоит подойти, хорошо подумав.
Договор с работником ИП — куда идти, что нести
Сразу же после решения о том, через какой договор ИП оформит работников (и, собственно, заключения договора), ИП должен будет встать на учет в фонды (только после этого он будет считаться правильно зарегистрированным работодателем). Весь процесс можно разделить на несколько шагов:
Шаг первый. ИП должен подготовить трудовой договор и заключить его ( работники его подписать должны )
Шаг второй. Предприниматель обязан произвести регистрацию в ПФР, ФСС и ТФОМС
Шаг третий. Собрать пакет трудовых документов.
Постановка на учет в качестве работодателя в Пенсионном фонде, в Фонде социального страхования, а также заключение договора со страховой компанией для того, чтобы работник получил полис работающего гражданина оговорено определенными сроками и важно соблюсти эти сроки, ведь за их пропуск установлен штраф. Процедура регистрации не представляет ничего сложного, по большей части это написание заявлений и заполнение бланков (свой ИНН, ФИО, и т.п.).
Помочь разобраться с этим поможет следующая таблица :
Конечно, нужно иметь ввиду, что «просто» работников у ИП не бывает, устраивают их на разные должности, и, соответственно, условия оформления могут отличаться. Полный и самый сложный вариант пакета кадровых документов может выглядеть таким образом:
1. Документы работника : паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. Если сотрудник оформляется на работу впервые, то на работодателя ляжет обязанность завести ему трудовую книжку и страховое свидетельство.
2) Заявление сотрудника о приеме на работу (см. шаблон заявления о приеме на работу). В реальной жизни заявление работник пишет практически всегда. Хотя это необязательное требование.
3) Трудовой договор (2 экз.)
Это основной правовой документ, фиксирующий трудовые отношения ИП с работником. Трудовой договор определяет права и обязанности как работника, так и работодателя, режим работы и должностной оклад. Трудовой договор составляется в двух экземплярах. Один экземпляр выдается работнику, в нем обязательно должны стоять подпись и печать работодателя. Второй экземпляр работодатель оставляет у себя с подписью работника о факте получения своего экземпляра.
4. Приказ о приеме на работу работника.
Это бухгалтерский документ, подтверждающий факт приема на работу к ИП сотрудника. Именно на основании приказа производится запись в трудовую книжку, заводится лицевой счет и карточка Т-2, присваивается табельный номер. На приказе о приеме на работу обязательно ставится подпись сотрудника об ознакомлении с приказом о приеме. Шаблон приказа о приеме
5. Правила внутреннего трудового распорядка (уточняет режим работы, порядок награждения).
Правила определяют трудовой распорядок на предприятии, порядок приема на работу и увольнения работников, основные обязанности работников и работодателя, режим работы, а также меры стимулирования сотрудников и ответственность за нарушение трудовой дисциплины.
6. Штатное расписание.
Это организационно-распорядительный документ. В штатном расписании прописывается вся структура компании (численность сотрудников, наименование должности, должностной оклад).
7. График отпусков.
График отпусков является внутренним документом предприятия, который определяет очередность отпусков работников. Составляется на год и позволяет систематизировать отношения ИП и конкретного сотрудника при уходе в отпуск.
8. Должностная инструкция (на каждую должность готовится своя).
Этот документ, прописывает права и обязанности, а также ответственность сотрудника, состоящего на определенной должности. Составляется в двух экземплярах. Один экземпляр передается работнику, второй остается у работодателя. Обе стороны подписывают инструкцию. Это важный правовой документ, который определяет, что сотруднику вменяется в обязанность, а что нет.
9. Заполняется карточка Т-2 на основании представленных данных .
Заполняется она на каждого работника — сотрудника. Это личная карточка работника, в которой прописывается вся история его работы на данном предприятии. Фактически это трудовая история конкретного сотрудника на конкретном предприятии. В карточке отражены все выплаты и перемещения в штате. Шаблон карточки прилагается
10. Если работник подпадает под определенные Правительством категории, то составляет договор о полной материальной ответственности (например, с кассиром, с бухгалтером).
Данный договор позволяет ИП взыскать с работника сумму ущерба, возникшего по вине работника. Заключается по желанию работодателя.
11. Соглашение о неразглашении коммерческой тайны.
Заключается также по желанию работодателя. Позволяет в случае утечки информации применить штрафные санкции на сотрудника.
12. Приказ об утверждении документов
Этим приказом утверждаются все вышеизложенные документы (кроме трудового договора, приказа о приеме на работу и карточки Т-2).
13. Трудовая книжка работника ( в случае приема «в штат»)
В большинстве случае нужны будут только самые необходимые документы по оформлению, а мат.ответственность и т.д. — на усмотрение работодателя.
Шаблоны заявлений, необходимые для регистрации ИП в Фондах:
Заявление о регистрации ИП в ПФР в качестве работодателя
Заявление о регистрации ИП в ФСС в качестве страхователя
Заканчиваются ли на этом заботы ИП — работодателя? Они только начинаются! Ведь работодатель должен будет сдавать отчетность о среднесписочной численности работников, а также другие отчеты, платить налоги с зарплаты и т.д.
Как ИП будет всем этим заниматься? И, главное, когда? Предприниматель должен в любом случае выбрать путь с наименьшими затратами. И этот путь для большинства ИП, у которых есть сотрудники — это сервис » Электронный бухгалтер Эльба «, разработанный федеральной компанией СКБ Контур. Это именно сервис, а не обычная программа, которую нужно скачивать, устанавливать, настраивать, обновлять и т.п. Как и любые электронные услуги, он доступен через интернет. Вся прелесть такого варианта заключается в том, что доступ к своим документам ИП получает с любого ноутбука, кпк или чего-то еще, что имеет доступ в интернет.
Но самое главное для ИП с работниками — это доступность сервиса в денежном отношении, ведь его стоимость в несколько раз ниже обслуживания в бухгалтерских и прочих конторах, так как труд человека по определению в разы дороже работы компьютерной программы, пусть и работающей через интернет. Сервис умеет большую часть задач по работ с сотрудниками делать самостоятельно — например, рассчитывать налоги с зарплаты, формировать декларации за ИП как работодателя, формировать платежки в банк для уплаты налогов и многое другое. Практически все изменения, которые происходят у вас как у работодателя, Контур Эльба будет отслеживать сама. Для ИП работа в Эльбе в течение квартала стоит от 1500 руб, хотя если использовать промокод Эльбы новому пользователю (если что Контур Эльба промокод 5000 ввела для этой акции), то полгода за 1500 руб можно пользоваться Эльбой, но начать можно и нужно с бесплатного месяца по промокоду. Где столько стоят бухгалтерские услуги? Да нигде, на всём просторе нашей необъятной. При этом работа с сотрудниками — это лишь один из блоков возможностей сервиса! Более полумиллиона ИП и бухгалтеров ведут еще и работу с торговой документацией (ведение первички, заполнение книги доходов, расходов, касса и др), а также возможность формировать и отправлять всю отчетность через интернет. Можно посмотреть видео для предпринимателей, как сдается с помощью этого сервиса отчетность ИП работодателя в Пенсионный Фонд:
Что приятно — с Эльбой вы всегда будете знать, когда и что платить, сколько — она вам также посчитает. После регистрации ИП сразу же получает индивидуальный календарь налогов и отчетности, можно по желанию выбрать, чтобы календарь отправлял уведомления ИП на эл.почту или в смс о начале каждого вида отчетности или срока уплаты налога. При возникновении вопросов — у вас всегда под рукой справочная Эльбы, которая состоит ТОЛЬКО из вопросов на ответы. Никаких «предложений пойти» в налоговый кодекс и т.п. Эксперты СКБ Контур составляют и обновляют эту справочную. Если не находите ответ на свой вопрос — можете прямо в личном кабинете задать вопрос специалисту, либо на сайте написать вопрос, или позвонить по телефону круглосуточной поддержки.
Зарегистрироваться в онлайн-сервисе «Эльба»:
Попробовать Эльбу 30 дней бесплатно