Кассовая дисциплина для ИП без ошибок

Кассовая дисциплина ИП – документальное оформление

Кассовая дисциплина ИП оформляется первичными документами. Существуют типовые формы по учету денежных средств. Они утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. Но вести кассовую дисциплину ИП может и с использованием собственных форм, имеющих обязательные реквизиты. Данное право исходит из Закона «О бухгалтерском учете»  № 402-ФЗ от 06.12.2011г.

Обычно для учета кассовых средств используют следующие документы:

1. Приходный кассовый ордер – сокращенно ПКО (типовая форма № КО – 1).
2. Расходный кассовый ордер – сокращенно РКО (типовая форма №КО – 2).
3. Журнал регистрации ПКО и РКО (типовая форма №КО-3).
4. Кассовая книга (типовая форма № КО-4).
5. Книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств  — используется при наличии большого количества подразделений с отдельными кассами. Оформляется кассиром центральной кассы (типовая форма № КО-5).

Помимо этого, при наличии кассового аппарата необходимо оформлять журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) и справку кассира-операциониста (форма КМ-6).

Кассовая дисциплина: пошаговая инструкция на каждый день

Рассмотрим алгоритм ведения кассовой дисциплины ИП, использующего ККМ .

1. Начинаем с открытия кассовой смены. Кассир на ККМ (контрольно-кассовая машина или просто «касса») снимает Х-отчет на начало дня. Это необходимо для того, чтобы внести в журнал кассира- операциониста (КМ-4) данные о наличии и сумме денежных средств на начало смены.
2. В течение дня кассир пробивает чеки при реализации товаров (иногда пользуются ККМ и при оказании услуг). Совершает необходимые операции по возвратам, аннулировании чеков и т.д.
3. По окончании рабочего дня необходимо закрыть кассовую смену. Для этого снимают Z-отчет. После чего вносят остатки денежных средств в кассе в журнал (КМ-4) и заполняют справку кассира-операциониста по форме КМ-6.
4. Кассовая дисциплина ИП предполагает, что когда предприниматель забирает выручку, он должен оформить приходный кассовый ордер. Данная запись вносится в кассовую книгу. Также ПКО оформляется при любом ином внесении денежных средств: поступления из банка, внесение денежных средств самим предпринимателем и т.д.
5. В кассовой книге отражаются все поступления и расходования денежных средств в хронологическом порядке. Если при оформлении кассового документа допущена ошибка, его необходимо переделать. Исправления не допускаются!
6.  При сдаче денежной наличности в банк для перевода ее на расчетный счет оформляется объявление на взнос наличными (форма 0402001). Документ состоит из 3-х частей: объявления, квитанции  и ордера. Квитанция прикрепляется к РКО. На ордере банк ставит отметки, после чего документ подшивается к банковским документам.
7. Расходование денежных средств также должно иметь отражение в кассовой книге и оформляться РКО и, в случае выплаты зарплаты, ведомостями.
8. После внесения всех записей в кассовую книгу вносят данные в КУДИР за прошедший день.

Кассовая дисциплина ИП без использования ККМ:

1. По требованию покупателя оформляется БСО –бланк строгой отчетности. Проще говоря, товарный чек. Он должен содержать необходимые реквизиты: номер и дату, Ф.И.О. предпринимателя, его ИНН и номер свидетельства регистрации, название торговой точки, наименование товара, его количество, цену и итоговой суму, подпись продавца.
2. Записи в кассовую книгу для удобства лучше вносить в конце рабочего дня, оформляя общий приходный ордер.
3. На основании данных кассовой книги внести данные в КУДИР.

Кассовая дисциплина для ИП на УСН

При оказании услуг населению на упрощенной системе налогообложения предприниматель еще может обойтись без кассового аппарата. Но вот, если услуги оказываются юридическим лицам, либо осуществляется розничная торговля, без ККМ уже не обойтись. Кассовый аппарат должен быть зарегистрирован в налоговой инспекции.

В остальном ведение кассовой дисциплины ИП на УСН ничем не отчается от других систем налогообложения: те же оформления ПКО и РКО и ведение кассовой книги. Единственное, банк, в котором открыт расчетный счет предпринимателя, может периодически проводить проверки для выявления нарушений по работе с наличными денежными средствами. То есть правильное оформление кассовой книги и подшитых в нее ордеров.

Как рассчитать лимит кассы?

Лимит кассы – это та величина денежных средств, которая может находиться в кассе на конец дня. Для каждого предпринимателя она индивидуальна. Определить ее можно рассчитав по формуле, которая приведена в  Приложении к Положению Банка России от 12.10.2011 г. № 373-П.

Общая формула, для постоянно осуществляющих свою деятельность предпринимателей выглядит так:

Лимит = (Выручка (за расчетный период)  / Расчетный период (количество рабочих дней) х период времени между днями сдачи в банк выручки (в рабочих днях)

Важно помнить о том, что выручку в банк нужно сдавать не меньше, чем раз в 7 дней, а при отсутствии банка в населенном пункте, где предприниматель осуществляет свою деятельность – не реже 1 раза в 14 дней.

Еще одна формула для расчета лимита кассы, чтобы не страдала кассовая дисциплина ИП – при отсутствии поступлений выручки в кассу.

Лимит = выдача наличных денег (кроме сумм выплат работникам, за расчетный период) / расчетный период (за который выдавались деньги)  х период времени между днями получения по денежному чеку в банке наличных (кроме тех, которые предназначены для выплат работникам)

В этой формуле при  определении расчетного периода нужно учесть, что он не может быть более 92 рабочих дней.

Итог

Кассовая дисциплина ИП заключается в своевременном и безошибочном учете движения наличных денежных средств с использованием регламентированного документооборота. Вести кассовую книгу в соответствии с законодательством обязаны все предприниматели, независимо от режима налогообложения.

 Можно ли самостоятельно учесть все нюансы кассовой дисциплины? Наверное, только в одном случае — если каждую неделю следить за изменениями. Но так работать могут только бухгалтера, да и то не все. Времени на слежение за новостями катастрофически не хватает. Лучшим вариантом на сегодняшний день для сотен тысяч предпринимателей и бухгалтеров стала онлайн-бухгалтерия  Контур Эльба — централизованные мгновенные обновления, возможность вести любой учет, тут же формировать отчетность и отправлять в ПФР, налоговую и т.д., делать сверки, получать круглосуточную поддержку и мн. др., собственно в онлайн-бухгалтерии ведется и кассовая дисциплина ИП — абсолютно всё в одном месте. Познакомиться и начать пользоваться очень легко, после регистрации по пригласительной ссылке ниже один месяц можно пользоваться любыми возможностями (кроме отправки отчетности онлайн), а при переходе на любой тариф система автоматически подарит один квартал в качестве приветственного бонуса:

Регистрация в Эльбе

Что ещё может помочь предпринимателю сократить расходы на кассовую дисциплину или даже избавиться от них? Есть одно решение, о котором знают только самые внимательные — есть онлайн сервис Робочеки который вместо онлайн-касс можно использовать! Вообще, вы же знаете, что у сервиса Робокасса тарифы включают в себя ИП, ООО, самозанятых, а сервис Робочеки выделен в отдельное направление со своими тарифами? А ведь это крупнейший агрегатор платежей в России, уж самый известный точно — если у вас интернет-магазин, то уж точно стоит знать, что интернет-магазин может работать без онлайн-кассы.